Document management, opgeruimd staat netjes
We zullen niet zo snel in zee gaan met elke organisatie, maar een opgeruimd archief is toch wel de beste basis om de gewenste informatie terug te kunnen vinden. Zo hebben wij van anderen gehoord en nemen we aan als zijnde de waarheid.
Archiveren
Wie heeft er geen hekel aan archiveren, nou ik beslist. Alle documenten op een bepaalde volgorde leggen en dan in mappen opbergen. Ik wilde er ook al niemand voor vragen; iedereen had het tenslotte druk genoeg, nu we nog maar pas waren gestart met ons bedrijf.
Ik besloot het over te dragen aan een professional: de Dutch Admin Factory in Hoofddorp. Ik zocht contact met dit bedrijf via internet en werd al snel overtuigd van de uitgebreide mogelijkheden die deze organisatie te bieden heeft. Archiveren heet bij hun gewoon Document management en wordt in het geheel niet tegenop gezien.
Opties
Naast het late managen van je documenten doet dit bedrijf nog veel meer. Zo worden er allerlei opties geboden om meerdere bestanden met elkaar te verbinden waardoor het in het geheel efficiënter gaat werken binnen het kantoor. Misschien is dit voor een later stadium wel aantrekkelijk voor ons; voorlopig doen we het maar even rustig aan met de kosten.
Om even terug te komen op het Document management; doordat alle gegevens op een centrale plaats worden opgeslagen, kan iedereen van onze organisatie – mits geautoriseerd – erbij. Maar ook wanneer een van ons elders in het land een bespreking heeft, is de gewenste info altijd binnen handbereik.
